Proses bisnis - apa ini? Desain, simulasi, optimasi proses bisnis

metode modern manajemen perusahaan semakin meminjam teknik asing dan teknologi. Dan bukan karena itu modis, tapi karena nyaman dan efisien. Salah satu metode ini melanggar semua pekerjaan rutin pada komponen dasar dan kemudian menjelaskan secara rinci masing-masing menerima proses bisnis. Dibutuhkan banyak waktu, tetapi skema dideduksi memungkinkan untuk menemukan dan kelemahan dan tanggung jawab terlalu membengkak dan tugas jelas. Setelah menghabiskan manajemen waktu dapat mendelegasikan beberapa tanggung jawabnya menuruni tangga, membebaskan diri Anda waktu untuk perencanaan strategis.

Hidup sesuai dengan rencana

Hal lain adalah bahwa staf perusahaan sering tidak memahami pentingnya prosedur ini dan menyambut kesediaan manajemen untuk mengidentifikasi proses bisnis utama. Namun demikian, semakin kita harus memahami pemodelan dan deskripsi operasi dasar dari setiap unit, dan bahkan karyawan. Lebih buruk lagi, jika keadaan perusahaan ada karyawan yang mempelajari proses bisnis perusahaan. Mereka tak henti-hentinya tentang sesuatu yang mereka minta, terganggu dan sebaliknya mengganggu pelaksanaan tanggung jawab fungsional langsung semua personil. Apa yang harus dilakukan?

Mari kita mulai dari jauh. Setiap pagi, sebelum sebagian besar dari kita tugas - untuk datang bekerja. Untuk solusi sukses perlu waktu untuk bangun, berkumpul dan berlangsung di beberapa transportasi (apakah itu mobil pribadi atau mobil kereta bawah tanah). Berikutnya, masing-masing komponen dapat dipecah menjadi prosedur yang lebih kecil: untuk bangun tepat waktu, Anda dapat mengatur alarm, dan Anda dapat meminta seseorang untuk membangunkan Anda, dll Terlepas dari hasil keputusan metode (kebangkitan tepat waktu) tercapai ... Tapi kenaikan, biaya dan cara untuk bekerja solusi metodologi yang berbeda dan hasil akhirnya. Sebenarnya, kami datang ke definisi pertama.

Untuk apa itu semua yang Anda butuhkan

Jadi, proses bisnis - urutan tertentu dari tindakan-tindakan sederhana yang mengubah sumber daya menjadi produk akhir yang bermanfaat. Dalam contoh kita hidup, ada tiga proses yang berbeda, masing-masing memerlukan informasi masukan sendiri dan setelah beberapa manipulasi mengarah ke hasil yang diinginkan. Pergi ke perusahaan. Terlepas dari bisnis Anda di setiap perusahaan pekerjaan ditentukan oleh hubungan profesional karyawan: transmisi informasi, definisi kebutuhan untuk produk, analisis produksi dan sumber daya, dll Dan penting untuk dicatat bahwa semua hal di atas memiliki nilai hanya jika tiga kondisi terpenuhi ..:

- Informasi yang diberikan untuk tertarik pada karyawan nya;

- hal ini dilakukan pada saat yang tepat;

- bentuk di mana informasi yang disajikan, cukup sederhana dan mudah.

Singkatnya di atas, dapat dikatakan bahwa proses bisnis - adalah arus informasi, menanggapi tiga pertanyaan: apa, di mana dan kapan. Hal ini untuk pekerjaan yang dilakukan dengan lancar dan terus menerus, maka perlu untuk menentukan komponen-komponennya. Dalam hal ini akan ada duplikasi tugas, kurangnya artis atau downtime.

Ketika sebuah proses bisnis yang jelas, setiap karyawan berhenti menjadi sangat diperlukan. Ingat berapa kali harus menunggu, ketika akan ada rumah sakit (atau kembali dari liburan) beberapa rekannya; dalam ketiadaan di telepon hanya tidak berhenti berdering, dan semua orang mencoba untuk mencari tahu apa dan bagaimana yang Anda lakukan. Dan jika Anda menanggapi permintaan untuk bimbingan dan membuat deskripsi yang cukup rinci dari proses bisnis, Anda dapat menghibur dan tenang dan rileks, dan kadang-kadang hanya untuk makan siang ...

Beralih ke definisi bahasa formal, kita akan berpendapat bahwa deskripsi dari proses bisnis, perusahaan menempatkan tujuan-tujuan tersebut:

• memahami struktur keseluruhan organisasi dan menentukan dinamika perkembangannya;
• mengidentifikasi tantangan dan peluang untuk mengatasinya saat ini;
• membangun yang jelas untuk semua peserta (pengembang, pengguna, pelanggan, dll ...) tujuan dan sasaran dari sistem;
• merumuskan persyaratan untuk perangkat lunak yang diperlukan.

Tentu saja, dengan sendirinya, deskripsi proses bisnis tidak menarik. Tapi di sini adalah untuk rekayasa ulang - tugas utama. Hanya dengan memahami struktur hubungan, dan cara arus informasi, kita bisa bicara tentang pemikiran ulang beban semantik dari kedua perusahaan dan divisi individu. Tapi reorganisasi harus dilakukan untuk mencapai beberapa tujuan: untuk meningkatkan kualitas layanan pelanggan; pengurangan biaya; memberikan kebebasan yang lebih besar dalam keputusan pemain (pengurangan hal kinerja karya) dan sebagainya. d.

klasifikasi sederhana

Paling sering, kebutuhan untuk menggambarkan proses bisnis informasi muncul dalam perusahaan dengan struktur fungsional yang berorientasi. Fakta bahwa maksud dan tujuan dari departemen yang berbeda mungkin bertentangan satu sama lain. Hal ini akan menyebabkan tidak hanya untuk penurunan profitabilitas perusahaan, tetapi juga untuk kerugian daya saing.

Pendekatan modern untuk manajemen semakin proses di alam. Semua pekerjaan dianggap sebagai satu set spesifik proses (masing-masing terdiri dari satu atau beberapa operasi dasar). Untuk meresmikan dan standarisasi pendekatan yang diadopsi oleh kategori proses seperti (klasifikasi terjadi dalam kaitannya dengan produk nilai tambah):

• dasar - yang melalui mana perusahaan menerima pendapatan: produksi, pemasaran, pasokan;
• kontrol - orang-orang yang menetapkan tujuan dan sasaran dari departemen dan pemain tertentu;
• dukungan - mereka yang menyediakan sumber daya produksi, tetapi tidak menambah nilai produk akhir: persiapan dan seleksi tenaga, dukungan keuangan, perlindungan hukum, dll ...

Selain yang telah disebutkan kemerdekaan dari faktor manusia dan adaptasi sederhana dari karyawan baru, deskripsi proses bisnis memungkinkan untuk secara efektif mengelola biaya operasional perusahaan.

sifat

Sekarang menjadi jelas bahwa manajemen perusahaan tidak hanya harus mengidentifikasi mengalir informasi terkait, tetapi jelas menggambarkan semua kegiatan. Karena kita sudah tahu bahwa proses bisnis - adalah bagian dari pekerjaan secara keseluruhan, lewat dari satu orang ke orang lain (dalam unit fungsional atau tidak - tidak masalah), kemudian pindah ke fakta bahwa segala sesuatu di dunia dapat bersatu. Sebuah kegiatan profesional - bahkan lebih.

Terlepas dari ruang lingkup dari setiap proses bisnis dapat digambarkan dengan karakteristik yang sama.

- Interface - ini adalah awal dan akhir dari operasi sederhana.

- Pemilik - sebuah perusahaan karyawan, yang tidak hanya memiliki sumber daya yang diperlukan untuk bekerja dengan, tetapi juga berencana, menganalisa, mengelola proses; dan yang paling penting - ia bertanggung jawab untuk hasilnya.

- Login - pesan informasi yang diterima dalam bentuk apapun yang diterima di perusahaan, yang menentukan kebutuhan informasi dan menandai awal proses.

- Keluar - informasi atau terwujud bagian dari produk yang dikonsumsi eksternal untuk klien artis.

- Artis - staf perusahaan, terlibat dalam proses yang sama.

- Sumber - bahan atau informasi kegiatan yang tidak berubah selama operasi (dan hanya berfungsi untuk mengubah informasi masukan ke dalam produk akhir).

- Kontrol kualitas - industri atau indikator internal yang (dibuat oleh Perusahaan Manajemen) untuk menentukan efektivitas kerja.

pemilihan Wajib proses SD

Tentu saja, tidak setiap perusahaan harus deskripsi proses bisnis. Namun demikian, ada sejumlah kasus yang tidak melakukan tanpa itu membosankan. Apa utama:

• Aktivitas perusahaan tersebut otomatis. Dalam hal ini, diagram proses bisnis diterjemahkan kebutuhan pelanggan menjadi programmer bahasa sederhana.
• Peningkatan aktivitas perusahaan. Tidak hanya modernisasi peralatan dan teknologi untuk membantu meningkatkan produk akhir; optimasi proses bisnis memberikan kesempatan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari pekerjaan dan mengambil solusi kontrol yang tepat.
• organisasi sertifikasi untuk standar internasional (ISO). Dibuat sama untuk semua karyawan dari sistem kontrol kualitas.

Cara mengirimkan deskripsi pelanggan

Pemodelan proses bisnis membutuhkan deskripsi setiap item. Bagaimana melakukannya tanpa rasa sakit bagi organisasi? Tiga metode utama yang diterapkan dalam praktek dunia: teks, grafis dan tabular.

deskripsi teks melibatkan semua kemajuan dalam urutan sederhana dan mudah dipahami. Bentuk dan isi dapat berupa gratis (jika Anda belum mengembangkan standar internasional atau industri) dan diatur dokumen. Sebagai contoh: departemen penjualan mengirimkan dokumentasi akuntansi untuk periode di departemen perencanaan; karyawan departemen perencanaan untuk melakukan kegiatan analisis untuk menentukan distribusi dan dinamika kebutuhan untuk membuat penyesuaian dalam produksi; hasil dari departemen perencanaan ditransmisikan ke departemen pemasaran, di mana analisis penyebab pertumbuhan (jatuh) Penjualan dan m. d.

Grafis proses bisnis diagram memungkinkan untuk memvisualisasikan hasil kerja analitis. Tidak perlu untuk mengingatkan bahwa persepsi visual dari informasi yang paling efektif. Oleh karena itu, semua jenis grafik dan diagram memungkinkan kita untuk cepat memahami apa yang terjadi dan menemukan solusi yang tepat.

Dalam kasus di mana tugas utama kegiatan reformasi - optimalisasi proses bisnis, maka perlu menggunakan bentuk tabel untuk menggambarkan mereka. Dengan lebih mudah untuk memahami urutan langkah-langkah dan arah arus informasi. Jenis piring tidak hanya berisi deskripsi fungsi unit biasa, tetapi juga grafik dokumen yang masuk dan keluar, judul (dapat ditentukan sebagai unit secara keseluruhan, dan individu karyawan) dan sebagainya. D.

Bagaimana untuk menggambarkan proses bisnis

Hal ini tidak cukup untuk melakukan analisis proses bisnis. Yang paling penting dalam hal ini adalah benar, tetapi pada waktu dan kemudahan deskripsi yang sama. Untuk mulai mengartikulasikan nama sebuah proses tunggal. Ini akan membantu untuk memahami karakteristiknya, kinerja dan logika dalam rantai keseluruhan kegiatan produksi.

Maka Anda harus menentukan masukan informasi yang diperlukan untuk pelaksanaan yang tepat dari tugas, serta daftar penyediaan sumber daya. Urutan mencatat operasi sederhana, yang prosesnya tidak akan kehilangan dan tidak lupa apa-apa.

Pemodelan proses bisnis tidak dapat melakukannya tanpa pemilik proses dan monitoring sistem pelaksanaannya. Untuk tujuan ini, perlu dicatat dalam deskripsi persyaratan standar kinerja kerja dan daftar dokumen yang dikirim ke link berikut. Jika Anda menyederhanakan deskripsi akan terlihat seperti ini: "... setelah analisis penjualan untuk periode departemen perencanaan karyawan mengisi formulir didirikan (table), yang mentransmisikan ke departemen pemasaran ..."

Sebuah skema sederhana dari deskripsi proses produksi

Dalam menyusun deskripsi paling sering karyawan dihadapkan dengan fakta bahwa tidak tahu bagaimana untuk secara verbal berkomunikasi isi pekerjaan mereka. Untuk sistem proses bisnis jelas dan terstruktur, Anda dapat membuat memo. Ini mencerminkan pertanyaan yang perlu memberikan jawaban yang jelas dan rinci sebanyak mungkin. Jadi, apa pertanyaan?

• Apa? Ini menggambarkan bahwa khusus dibuat dalam operasi ini.
• Mengapa? Mentransmisikan sasaran operasi.
• Ketika? Hal ini menentukan siapa yang memulai eksekusi.
• Siapa? Hal ini mengacu pada seniman tertentu.
• Bagaimana? Ini daftar sumber daya yang diperlukan.

Pengembangan Proses Bisnis menunjukkan bahwa Anda dapat menggunakan semua cara untuk menggambarkan. Dengan demikian, Anda mendapatkan skema yang paling rinci dari pekerjaan. perwujudan grafis akan mengungkapkan hubungan unit fungsional, dan meja teks, dan memberikan isi dari setiap operasi. Sayangnya, otomatisasi proses bisnis tidak mungkin tanpa pekerjaan awal memakan waktu ini.

Bagaimana untuk mengumpulkan informasi

Dalam prakteknya diketahui banyak cara tentang bagaimana untuk memperoleh informasi yang diperlukan. Pertama kita perlu menganalisis dokumen peraturan yang mengatur karyawan perusahaan. Kemudian harus melakukan wawancara pribadi dengan masing-masing pelaku langsung dalam rangka untuk menggambarkan isi dari karyanya. Selanjutnya, untuk memperbaiki dan memperjelas isu-isu kontroversial, konsultan, analis harus menggunakan memantau pelaksanaan proses bisnis.

Jika pendekatan yang komprehensif untuk memecahkan masalah, otomatisasi proses bisnis tampaknya tidak latihan begitu membosankan dan sia-sia.

kelompok kerja

Namun, jika tugas utama dari perusahaan - otomatisasi proses bisnis, dan menarik konsultasi eksternal manajemen perusahaan tidak berniat untuk, tentu menimbulkan pertanyaan: "Di mana untuk memulai?" Langkah pertama adalah kelompok kerja dari karyawan perusahaan. Sangat diharapkan bahwa anggota kelompok kerja memiliki sangat baik kemampuan analisis dan kemampuan untuk mendengarkan. Bahkan, sebagaimana telah dicatat, sebagian besar pekerjaan adalah untuk melakukan wawancara pribadi dengan proses bisnis pemain.

Berikutnya, Anda perlu membuat gambaran nyata tentang fungsi sistem. Untuk modernisasi pekerjaan perusahaan dan membawa keuntungan untuk berbicara tentang restrukturisasi sempurna adalah mungkin terjadi. Oleh karena itu perlu untuk memperbaiki sistem dan arah arus informasi pada awal optimasi.

Apa yang ada di deskripsi

Untuk menghindari kebingungan dan ambiguitas dalam deskripsi proses bisnis, para ahli merekomendasikan penggunaan peta proses. dokumen standar ini yang memungkinkan untuk menyatukan semua tindakan terlepas dari lingkup pengaruh dari artis dan kompleksitas operasi dijelaskan.

Setiap deskripsi dapat dibagi menjadi komponen-komponen berikut:

• Proses bentuk kesatuan (biasanya meja);
• Peta proses bisnis (dapat disajikan dalam bentuk apapun - deskripsi teks, grafis atau tabel);
• -rute (arus masuk dan keluar dari informasi, sumber daya dan keuangan);
• matriks dari berbagai proses bisnis (interaksi Table antara proses yang berbeda yang memungkinkan untuk mengalokasikan arus primer dan sekunder dan operasi);
• flowchart (diagram alur dari proses bisnis);
• rinci deskripsi tekstual;
• mendokumentasikan (menciptakan dokumen mengkonfirmasikan proses eksekusi);
• mengidentifikasi indikator dari proses bisnis (kinerja pencarian dan indikator yang dapat dikontrol tidak hanya kemajuan, tetapi juga kualitas);
• peraturan (dengan kata lain, deskripsi pekerjaan).

indikator

Seperti yang telah berulang kali menunjukkan, setiap proses harus sesuatu yang diukur. Pertama-tama perlu semua untuk menilai efisiensi seluruh perusahaan. Paling sering, para ahli merekomendasikan untuk menguji proses bisnis dalam empat faktor: waktu, biaya, kualitas dan kuantitas.

Tapi model proses bisnis yang dinamis dan beragam. Sehingga sering tidak cukup untuk mengevaluasi hanya kecepatan pelaksanaan pekerjaan; Anda harus memperhitungkan kondisi kerja, dan infrastruktur perusahaan. Selain itu, hampir semua industri tidak bisa ada tanpa pemasok, keuangan, logistik dan mitra. Ini juga indikator terukur.

Dan, tentu saja, kita harus lupa tentang media dan faktor manusia. Semakin besar tingkat pelatihan, semakin sedikit waktu yang diperlukan untuk meninjau instruksi dan memasukkan informasi.

Di jantung sebagian besar prinsip-prinsip analisis struktur dan desain (SADT - Terstruktur Analisis dan Desain Teknik) metodologi pemodelan kini diletakkan, serta beberapa bahasa algoritmik. Anda dapat berbicara tentang keberadaan beberapa model analisis proses bisnis inti:

- Proses Bisnis Modeling - pada kenyataannya, pemodelan - mengungkapkan aspek fungsional dari keberadaan perusahaan.

- Kerja Modeling - menjelaskan alur kerja dan mirip dengan menggambar diagram alur.

- Data Flow Modeling - tidak seperti yang sebelumnya, menggambarkan aliran data (informasi); Hal ini dirancang untuk menghasilkan urutan operasi.

Shewhart siklus, Deming

proses bisnis utama (1C memungkinkan Anda untuk memisahkan mereka dari daftar umum) dianjurkan untuk menggambarkan dalam dokumen terpisah yang disebut "Aturan kerja produksi." Semua yang kurang signifikan di alam atau terdiri dari sejumlah kecil operasi sederhana, biasanya digambarkan dalam deskripsi pekerjaan.

Dalam menyusun aturan harus memperhitungkan kondisi siklus perbaikan terus-menerus dari perusahaan (model Shewhart-Deming). ketentuannya berpendapat bahwa optimasi dan perbaikan - proses tanpa akhir. Yaitu terdiri dari keputusan administratif seperti sekarang mengelola sebuah lingkaran setan: perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, penyesuaian.

Dalam menyusun peraturan tersebut harus mempertimbangkan prinsip-prinsip yang memastikan model kepatuhan Shewhart-Deming:

1. Perhitungan target untuk periode berikutnya.
2. Analisis dinamika penyimpangan dan dokumentasi dugaan penyebab.
3. Penentuan operasi korektif dan menganalisis efektivitas mereka.

Pengembangan model harus sesuai dengan aturan bisnis. Seperti diterima aturan dalam mendukung basis normatif-hukum dari Negara di mana perusahaan beroperasi umumnya. Model kedua adalah dasar untuk kebijakan perusahaan perusahaan.

Menerapkan sistem manajemen mutu, Anda perlu untuk mengurus pengembangan dan harmonisasi proses bisnis. Seperti disebutkan sebelumnya dalam artikel ini - tidak selalu staf perusahaan memahami pentingnya modernisasi dimulai. Membawa ke setiap karyawan pentingnya menciptakan model yang efektif dari proses bisnis - tugas manajemen senior.

Untuk itu mapan dan sistem yang dirancang dengan baik tidak hanya akan menyederhanakan mendapatkan sekarang sesuai dengan standar kualitas internasional ISO 9001: 2008, tetapi juga secara signifikan meningkatkan efisiensi setiap karyawan.

Kedua faktor ini menyebabkan perusahaan untuk meningkatkan daya saing pasar, yang, pada gilirannya, memiliki efek menguntungkan baik bagi investor dan klien.