PDCA-siklus - filosofi perbaikan terus-menerus bisnis

PDCA-siklus (siklus Deming) - salah satu konsep dasar dalam teori manajemen modern. Hal ini juga membentuk dasar dari seri ISO 9000, yang digunakan di seluruh dunia untuk manajemen mutu di perusahaan-perusahaan dari semua ukuran dan jenis.

definisi

Deming PDCA-siklus - teknologi perbaikan proses yang berkesinambungan, baik dalam bisnis dan bidang lain dari aktivitas. Nama metode merupakan singkatan dari 4 kata bahasa Inggris untuk urutan logis dari peningkatan langkah-langkah:

• P - Rencana (Plan);
• D - Do (melakukan);
• C - Periksa (memverifikasi, menganalisis);
• A - Act (tindakan).

Semuanya adalah logis dan sederhana: pertama Anda harus berpikir tentang tindakan. Kemudian ada implementasinya sesuai dengan rencana. Langkah ketiga - analisis hasil. Dan akhirnya, tahap terakhir - Undang-Undang - melibatkan pengenalan perubahan spesifik untuk meningkatkan proses dan / atau menetapkan tujuan baru. Setelah fase re-perencanaan ini dimulai, yang harus memperhitungkan segala sesuatu yang telah dilakukan sebelumnya.

Skematis PDCA kontrol loop digambarkan dalam bentuk roda yang menunjukkan kelangsungan proses.

Sekarang lihat setiap langkah secara rinci.

Rencana (Plan)

Tahap pertama - perencanaan. Hal ini diperlukan untuk menyatakan dengan jelas masalah, dan kemudian menentukan arah utama untuk bekerja dan datang dengan solusi optimal.

Sebuah kesalahan khas - untuk mengembangkan rencana berdasarkan subjektif dugaan dan manajemen asumsi. Tanpa mengetahui akar penyebab masalah, kita bisa, di terbaik, untuk menetralisir efek, dan kemudian sementara. apa alat yang dapat digunakan untuk ini?

Metode "5 Mengapa"

Ini dikembangkan kembali di 40-an, tapi menjadi populer 30 tahun kemudian, ketika ia mulai aktif menggunakan perusahaan Toyota. Bagaimana melaksanakan analisis tersebut?

Pertama, Anda perlu mendefinisikan dan menyebabkan masalah. Kemudian tanyakan: "Mengapa hal ini terjadi?" dan tuliskan semua alasan. Maka Anda perlu melakukan hal yang sama untuk setiap jawaban. Kemudian kita pergi sepanjang baris yang sama seperti pertanyaan "Mengapa?" tidak 5 kali akan ditetapkan. Sebagai aturan, respon kelima adalah alasan sebenarnya.

diagram Ishikawa

Metode ini memungkinkan Anda untuk grafis mewakili hubungan kausal fenomena dalam bisnis apapun. Dinamai penciptanya, ahli kimia Kaoru Ishikawa, dan secara luas digunakan dalam manajemen.

Dalam membangun diagram membedakan 5 sumber kemungkinan masalah: orang, bahan, lingkungan (environment), peralatan dan metode. Masing-masing dari mereka, pada gilirannya, dapat berisi alasan yang lebih rinci. Sebagai contoh, karyawan bekerja tergantung pada tingkat kualifikasi, kesehatan, masalah pribadi dan sebagainya. D.

Urutan membangun Ishikawa diagram:

1. Menggambar panah horisontal ke kanan, dan dekat ujungnya menulis masalah dirumuskan dengan jelas.
2. Pada sudut gambar arah utama 5 faktor utama yang berpengaruh, yang kita bahas di atas.
3. Dengan panah kecil menunjukkan alasan rinci. Opsional menambahkan percabangan halus. Lakukan ini selama tidak habis semua penyebab yang mungkin.

Setelah itu, semua opsi tersebut diperoleh dibuang dalam kolom, dari realistis untuk minor.

"Brainstorming"

Brainstorm dengan para ahli dan karyawan kunci, di mana tugas masing-masing pihak - untuk nama sebagai banyak penyebab potensial dan solusi untuk masalah ini, termasuk yang paling fantastis.

Setelah analisis teoritis perlu untuk menemukan bukti nyata menegaskan bahwa penyebab masalah didefinisikan dengan benar. Tindakan atas dasar dugaan ( "kemungkinan besar ...") adalah mustahil.

Adapun perencanaan, ada juga spesifik penting. Hal ini penting untuk menetapkan tenggat waktu, untuk melukis urutan yang jelas tindakan dan hasil yang terukur (termasuk menengah), yang mereka harus memimpin.

Apakah (Do)

Tahap kedua dari PDCA-siklus - pelaksanaan rencana, pelaksanaan perubahan. Paling sering lebih baik untuk pertama menerapkan keputusan yang dibuat dalam skala kecil, untuk mengadakan "uji lapangan" dan melihat cara kerjanya di daerah kecil atau objek. Jika ada tenggat waktu terjawab, penundaan, adalah penting untuk memahami alasan (perencanaan realistis atau kurangnya disiplin pada bagian dari karyawan). Selain itu, memperkenalkan sistem kontrol menengah, yang memungkinkan Anda untuk tidak hanya menunggu hasil, dan menyimpan melacak apa yang telah dilakukan.

Periksa (Check)

Dengan kata sederhana, sekarang perlu untuk memberikan jawaban untuk satu pertanyaan tunggal: "Apa yang telah kita pelajari?". PDCA-siklus melibatkan penilaian berkelanjutan dari hasil yang dicapai. Hal ini diperlukan untuk menilai kemajuan dalam kaitannya dengan tujuan, menentukan apa bekerja dengan baik dan apa yang perlu ditingkatkan. Terutama itu dilakukan oleh laporan inspeksi dan dokumen lain dari perusahaan.

Untuk keberhasilan pelaksanaan siklus Shewhart-Deming (PDCA) dalam bisnis harus dibentuk untuk memberikan laporan kemajuan secara teratur dan mendiskusikan hasil dengan karyawan. Alat yang ideal untuk ini adalah pengenalan efisiensi indikator kinerja KPI kunci, yang dibangun atas dasar insentif dan promosi karyawan yang paling produktif.

Take Action

Langkah terakhir - itu adalah, pada kenyataannya, tindakan. Ada dapat beberapa pilihan:

• menerapkan perubahan;
• meninggalkan solusinya jika terbukti tidak efektif;
• ulangi semua langkah dari PDCA-siklus lagi, tetapi untuk membuat penyesuaian tertentu dalam proses.

Jika sesuatu bekerja dengan baik dan dapat diulang, solusinya harus standar. Untuk melakukan ini, membuat perubahan yang sesuai untuk dokumentasi perusahaan: .. peraturan Kerja, petunjuk, bekerja checklist inspeksi, program pelatihan karyawan, dll Pada saat yang sama harus mengevaluasi kemungkinan memperkenalkan perbaikan dalam proses bisnis lainnya, yang mungkin timbul masalah yang sama.

Namun, jika mengembangkan rencana aksi tidak membawa hasil yang diharapkan, maka perlu untuk menganalisis alasan kegagalan, dan kemudian kembali ke tahap pertama (Rencana) dan mencoba strategi yang berbeda.