Jenis nomenklatur urusan, fitur dan tujuan

Organisasi manajemen dokumen yang efektif di perusahaan adalah mustahil tanpa penciptaan kondisi yang sesuai untuk itu. или на бумажных носителях. Salah satunya bertindak sebagai nomenklatur urusan dalam bentuk elektronik atau di atas kertas. Jika spesialis, yang kegiatannya berhubungan dengan dokumen, bertanya: "Apa jenis nomenklatur urusan", - secara akurat harus memanggil mereka. Fakta bahwa karyawan tersebut wajib untuk mengetahui klasifikasi untuk cepat menyesuaikan diri dalam dokumentasi berbagai.

Kisaran kasus: konsep, jenis, isi, nilai

Sebelum menjelaskan urutan penciptaan, memahami terminologi. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Jenis kasus nomenklatur adalah kategori dikembangkan dalam bentuk yang ditentukan dari daftar yang sistematis dari nama-nama kompleks dokumen yang dihasilkan oleh perusahaan selama aktivitasnya, menunjukkan periode penyimpanan. Mereka yang diperlukan untuk pencarian cepat dari tindakan yang diperlukan. kecepatan transaksi akan tergantung pada berbagai kualitas. Daftar digunakan untuk mendistribusikan dan kelompok bertindak diimplementasikan dalam folder, indeksasi didirikan periode retensi aman. Mereka menyediakan pembuatan file referensi dan berfungsi sebagai sumber informasi akuntansi. , как типовая, примерная, индивидуальная. Dalam prakteknya, jenis nomenklatur yang digunakan bekerja seperti biasa, individu teladan. Perusahaan ini wajib secara mandiri mengembangkan daftar dengan mempertimbangkan spesifik dari kegiatan mereka.

persyaratan

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Mengingat berbagai jenis kasus, karakteristik dan tujuan mereka, peraturan mendefinisikan aturan-aturan yang digunakan dalam kompilasi mereka. berikut selama pembentukan daftar:

1. Amati kesatuan pendekatan dengan akuntansi, menjelaskan, mengorganisir, mencari, dan menyimpan dokumen.
2. Gunakan pengindeksan. Ini memberikan amandemen, koreksi dan penambahan pada bagian yang relevan dari daftar.
3. Mengontrol indeks stabilitas.

karakteristik umum

, указанные выше. Mari kita telaah secara singkat tujuan dan berbagai jenis kasus yang disebutkan di atas. daftar individu dikembangkan untuk sebuah organisasi tertentu. Mereka mencerminkan dokumentasi digunakan untuk kegiatan sehari-hari. Dalam industri yang sama cenderung melibatkan perusahaan yang menggunakan jenis yang sama dari tindakan. номенклатуры дел. Untuk unifikasi dan kelompok mereka menggunakan nomenklatur standar dan sekitar e Urusan. Yang terakhir memiliki rekomendasi. дел являются обязательными. jenis khas dari kasus nomenklatur adalah wajib. Mereka biasanya dipasang dengan indeks seragam untuk perusahaan di seluruh industri (sistem). Khas dan teladan nomenklatur yang disusun organisasi induk. Mereka berfungsi sebagai dasar untuk pembentukan daftar individu untuk bisnis tertentu. Mereka, pada gilirannya, tunduk perjanjian dengan struktur yang lebih tinggi. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Jenis nomenklatur urusan dan desain mereka dijalankan oleh profesional yang berkualitas. Mereka tertarik untuk persediaan dan organisasi kerja dengan mereka. Dibentuk nomenklatur harus dikoordinasikan dengan kantor dan arsip bisnis.

faktor penting

Nomenklatur urusan harus hadir di setiap perusahaan, terlepas dari adanya standar atau inventarisasi. Untuk organisasi dianggap perkembangan optimal dokumen konsolidasi. подразделений. Ini mencakup semua jenis nomenklatur departemen urusan. Daftar konsolidasi disepakati dengan arsip yang sesuai. Setelah persetujuan, pemimpin dalam unit struktural ditransfer bagian debit untuk digunakan dalam pekerjaan mereka.

Spesifik persiapan

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Bagi karyawan, mengembangkan daftar periksa, penting untuk mengetahui tidak hanya apa yang berbagai jenis nomenklatur urusan, tetapi juga komposisi, jumlah dokumen yang digunakan dalam perusahaan. Dalam kegiatannya, para ahli menggunakan posisi organisasi, saat ini dan daftar tahun lalu dari tindakan, kepegawaian, klasifikasi, inventarisasi, file referensi dan sebagainya. Skema klasifikasi nomenklatur akan tergantung terutama pada struktur perusahaan. Cukup penting dan fungsi yang menyadari organisasi. Dalam hal ini, sebagai kategori klasifikasi dapat bertindak divisi sebagai internal, dan tugas-tugas manajemen.

jenis dokumen

Kisaran kasus harus mencakup semua tindakan yang mencerminkan kegiatan perusahaan. Dokumen yang digunakan oleh asosiasi publik termasuk dalam daftar organisasi yang mereka diciptakan. Dalam nomenklatur mungkin bisnis sekarang dan yang belum selesai yang berasal dari perusahaan pihak ketiga untuk solusi, file referensi. Tidak termasuk dalam daftar publikasi. Ini termasuk, antara lain, meliputi keputusan koleksi, buletin, manual, jurnal referensi, brosur, tanda-tanda dan sebagainya. Jangan menyertakan berbagai huruf dan bahan tambahan lainnya, yang tidak mencerminkan arah utama organisasi.

Urutan umum

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Teks nomenklatur kasus mengambil bentuk daftar bagian dan sub-bagian dari skema klasifikasi. Pada dokumen header kompleks saat yang sama ditentukan. informasi yang diperlukan dari dokumen dicatat dalam bentuk laporan. Selanjutnya, mereka digunakan dalam pembentukan item proyek. daftar mungkin muncul dalam bentuk tabel. Sebagai contoh:

Nomenklatur urusan dalam jenis sekolah pemasyarakatan 8

Menentukan bahasa untuk keterangan

Hal ini dilakukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Secara khusus, mereka harus:

1. Dalam bentuk umum secara akurat mencerminkan isi dari kasus, komposisi dokumen yang ditempatkan di dalamnya, spesies dan aksesori fungsional.
2. Mencakup unsur-unsur yang mengikat diatur dalam urutan yang jelas:

• Nama jenis atau subtipe. Ini mungkin sebuah log korespondensi, pesanan, protokol, dan sebagainya.
• Nama organisasi / unit struktural. Ada memuat informasi tentang pembuat / penulis dokumen.
• Nama perusahaan, yang akan ditujukan kepada atau dari yang seharusnya untuk mendapatkan tindakan yang ditempatkan dalam kasus tersebut.
• deskripsi singkat dokumen.
• Nama wilayah, yang berhubungan dengan isi tindakan.
• Periode (tanggal), dimana dokumen ditempatkan dalam kasus ini. Hal ini juga memberikan informasi tentang ketersediaan salinan.

Bekerja pada satu masalah

Dalam merumuskan judul kasus di mana ada kertas tersebut, jika mereka tidak melibatkan urutan eksekusi, kata "dokumen", dan pada akhirnya (dalam kurung) menunjukkan jenis utama mereka. Ini mungkin laporan, rencana, dll Formulasi dapat misalnya sebagai berikut :. "Dokumen seminar tentang arsip di perusahaan (daftar publikasi mengajar direkomendasikan, daftar)."

korespondensi

kasus judul dalam yang terkandung, termasuk istilah yang tepat. Setelah kata "korespondensi" menunjukkan, tentang masalah apa dan dari siapa itu dilakukan. Dalam gelar kasus di mana ada surat koresponden homogen, nama mereka tidak diberikan. Sebaliknya, mereka menunjukkan spesies umum. kata-kata, misalnya, mungkin ini: "Korespondensi dengan cabang di laporan tahunan organisasi dan perencanaan." Jika ada huruf dalam beragam koresponden, mereka juga tidak terdaftar. Dalam hal ini, hanya mengindikasikan subjek komunikasi. Misalnya: "Korespondensi pada hal-hal yang berkaitan dengan adaptasi dari staf" Nama koresponden tertentu menunjukkan hanya ketika sebenarnya hanya berisi huruf kepadanya dan dari dia.

Dokumen yang berhubungan dengan suatu tempat tertentu

Jika hal-hal yang terbentuk dari tindakan seperti itu, judul adalah nama-nama tertentu dari unit administrasi teritorial yang sesuai. Ini harus mempertimbangkan sejumlah nuansa:

1. Jika isi dari set dokumen meliputi beberapa daerah yang homogen, nama-nama tertentu mereka tidak terdaftar. Dalam hal ini, mengingat keseluruhan nama model mereka. kata-kata mungkin: "Dokumen organisasi interaksi Kepala Pertahanan untuk memerangi terorisme."
2. Jika konten terkait dengan salah satu unit administrasi teritorial, namanya ditunjukkan dalam header.

tambahan

Dalam kasus judul, yang akan mencakup dokumen perencanaan / pernyataan termasuk data pada periode yang mereka terdiri. Ini mungkin seperempat atau tahun, setengah tahun. Judul kasus digunakan untuk meringkas dokumen homogen, nama terakhir ditunjukkan dalam bentuk jamak. Misalnya: "Pesanan pada promosi karyawan organisasi."

membuat volume

Dalam kasus di mana diasumsikan bahwa hal itu akan terbentuk dari beberapa bagian (misalnya, dengan sejumlah besar dokumentasi), pertama kali dirumuskan header umum, dan kemudian (jika perlu) - nama untuk bagian-bagiannya. Yang terakhir dilakukan fungsi update. Misalnya: "Memo untuk tahun 2015", "Volume 1. Memo untuk 1 setengah dari 2015". Dalam perjalanan pembentukan dan pembersihan kompleks header dapat ditentukan dokumen. Pada saat yang sama itu dilarang masuknya di dalamnya ramping, kata-kata non-spesifik. Secara khusus, itu tidak diizinkan untuk menggunakan kata-kata seperti "yang berbeda," "korespondensi umum" dan seterusnya. Dianjurkan untuk menghindari penggunaan bergantian rumit dan kata-kata pengantar.

pelurusan

Hal ini dapat dilakukan dengan dua cara:

1. Selama pembentukan nomenklatur seluruh organisasi ke atas daftar bertahan berita utama pada bisnis, termasuk tindakan organisasi dan administrasi. Berikutnya, dalam urutan pentingnya mereka untuk menunjukkan nama-nama kategori lainnya (kontrak, perencanaan dan pelaporan, dll). Konsolidasi kasus dalam struktur partisi, serta tugas dari nama terakhir harus didasarkan pada tindakan hubungan khusus dan fungsional dalam diri mereka.
2. Dalam pembentukan daftar konsolidasi nama-nama bagian akan bertindak langsung nama-nama divisi atas dasar yang dibuat skema klasifikasi. Nama-nama disusun sesuai dengan staf tersebut.

definisi istilah

periode pra-set diperlukan untuk memastikan organisasi pemantauan rutin pelaksanaannya, tepat waktu penyesuaian mode penyimpanan. Misalnya, waktu dapat bervariasi dari sementara untuk permanen, jika ada alasan untuk ini. periode yang ditentukan harus sesuai dengan model data (departemen) daftar dokumen yang dibuat selama operasi perusahaan. Jika daftar tersebut tidak tersedia, gunakan perkiraan / khas nomenklatur. Penentuan periode retensi juga dapat dilakukan dengan berkoordinasi dengan pejabat yang berwenang dari Archives Federal.

menetapkan indeks

Hal ini dilakukan untuk identifikasi operasional dan bebas dari kesalahan kasus dan dokumen termasuk di dalamnya. Indeks merupakan simbol dibentuk dengan angka Arab. Ini mungkin termasuk kode divisi dengan penambahan nomor seri dari kasus (dengan tanda hubung). Sebagai contoh, departemen akuntansi yang ditugaskan Kode 05. Sebagai sebuah dokumen, bagian pembukaan pendukung laporan tahunan. Dengan demikian, kasus yang berisi tindakan, sebagai bagian dari daftar konsolidasi adalah indeks 05-01.