Kisaran kasus. Urutan pembentukan

Semua dokumen setelah eksekusi mereka harus dikelompokkan dalam kasus ini. "Bisnis" jangka sesuai dengan GOST 51.141-98 harus dipahami satu dokumen atau set dokumen, yang berhubungan dengan arah tertentu dari organisasi dan ditempatkan dalam folder di bawah penutup terpisah. Untuk pembentukan benar, penyimpanan dan pencatatan kasus di setiap organisasi harus setiap tahun (dengan memperhitungkan perubahan dalam lingkungan eksternal dan internal) komponen Nomenklatur Negeri, yang penting untuk pencarian cepat dokumen.

Ketika membentuk urusan dari setiap unit harus dipandu oleh persyaratan dari sistem negara kesatuan pencatatan. Ketentuan utama ditetapkan dalam GOST 51.141-98, dokumen utama Arsip Departemen Pemerintah Rusia, pedoman arsip tubuh, daftar bahan dokumenter. Sangat penting untuk mematuhi persyaratan penyimpanan dokumen dan file. Jika sebuah organisasi dengan struktur yang kompleks dan banyak fungsi di masing-masing departemen dan seluruh organisasi menerapkan prinsip-prinsip seragam mengatur dokumen, pembentukan dan kasus pengindeksan. Oleh karena itu staf Nomenklatur Departemen Urusan, kualitas layanan, yang lain unit struktural atau organisasi harus dibentuk dengan mempertimbangkan persyaratan dokumen normatif.

Pada langkah pertama adalah untuk mengidentifikasi isu-isu dan kategori dokumen, yang harus mencakup unit Nomenklatur atau organisasi kasus. Kami harus melanjutkan dari kebutuhan untuk menutupi seluruh jumlah dokumentasi cara membuat dan menerima. Ketika Anda melihat pertanyaan-pertanyaan baru yang tidak tercakup oleh nomenklatur, perlu untuk membuat penambahan. Formulir Urusan nomenklatur harus memungkinkan pembaruan tepat waktu itu. Karena itu, ketika mengindeks Urusan harus memberikan kemungkinan indeks baru dan belum termasuk mengganti indeks sebelumnya ditugaskan sudah terbentuk kasus. Melewati urusan yang belum selesai dibawa ke kisaran tahun depan dari pelestarian nomor asli.

Judul dari setiap kasus harus jelas dan sepenuhnya diungkapkan komposisi kasus dan isi dari dokumen yang ditempatkan dalam folder ini. Pada folder harus ditentukan indeks dan kehidupan rak kasus ini. Konsolidasi kasus dilakukan atas dasar nominal, misalnya, perintah, protokol, petunjuk dan sebagainya. Kasus dapat dikonfigurasi secara rinci, misalnya, korespondensi dengan seorang reporter tertentu, korespondensi untuk penyediaan bahan baku, korespondensi dengan wartawan, dikombinasikan secara teritorial, dan sebagainya.

Ketika dokumen pengelompokan harus memperhatikan hal penyimpanan mereka. tidak dapat digabungkan menjadi satu dokumen kasus penyimpanan sementara dan permanen atau periode penyimpanan yang berbeda. Hal ini tidak diizinkan untuk menyertakan dalam draft kesepakatan, dokumen yang tidak relevan atau opsi salinan dikalikan. Dalam pembentukan urusan harus diperiksa di hadapan semua tanda tangan dokumen dan izin yang tepat.

Urusan pengindeksan dan urutan prioritas harus dilakukan dalam rangka kepentingan. Pertama menguraikan dokumen yang paling penting (perintah, peraturan atau lainnya dokumen administrasi). Nomenklatur urusan harus mengandung indeks dan judul urusan, syarat dan kondisi penyimpanan, perintah evakuasi. Kisaran kasus disetujui oleh tatanan yang mapan dalam organisasi dan setuju dengan petugas dari Arsip Negara daerah. Pada akhir tahun di Nomenklatur mengeluarkan catatan akhir menunjukkan jumlah kasus yang dibuka selama tahun dalam setiap kategori. Pengajuan kasus pengarsipan permanen atau pembuangan kasus penyimpanan sementara (pada saat jatuh tempo) dilakukan sesuai dengan yang ditetapkan oleh Instruksi pada kantor-kerja organisasi yang tepat.