Memo: Kasus. membuat memo

Tentang dokumen internal organisasi, banyak karyawan hanya tahu oleh desas-desus - memo bingung dengan resmi dan sampai salah. Hal ini melanggar fungsi inti dari dokumen tersebut - komunikasi resmi dalam tim, yang mengarah ke ketidakmampuan untuk kerja sama tim. Itulah sebabnya pertanyaannya menjadi memo gambar, perbedaan yang relevan dan persamaan dengan surat-surat lainnya, menulis spesifikasi.

terminologi

Memo - sarana komunikasi antara para pejabat, departemen. Kadang-kadang didefinisikan sebagai dokumen pada pelaksanaan setiap pekerjaan / pekerjaan, meskipun mungkin memiliki karakter yang berbeda. Sampel yang akan dipertimbangkan dalam artikel ini, hanya menampilkan isi yang mungkin memo.

Secara resmi dokumen administrasi classifier tidak mengandung informasi di atas kertas rupa memo. Sebuah contoh bagaimana menulis, tidak tersedia, tapi itu tidak meniadakan fakta bahwa dokumen tersebut didistribusikan secara luas dalam pekerja dan tenaga kerja untuk sejumlah alasan.

Alasan untuk kebutuhan untuk menggunakan

Memo dikenal sebagai dokumen pelengkap yang sering digunakan. Ini memiliki tanggung jawab untuk menyediakan link antara unsur-unsur kerja sistem, yaitu karyawan. Mengapa dokumen ini begitu populer? Banyak pekerja dan momen dapat diselesaikan tanpa intervensi dari posisi senior - ini membuktikan independensi dan efisiensi departemen dan sistem otonom secara keseluruhan.

fitur

Berbeda dengan memorandum tersebut di atas terdiri dalam bahwa yang terakhir melibatkan pengobatan untuk peringkat yang lebih tinggi, memo, contoh yang akan dibahas di bawah, membentuk ikatan pada tingkat horisontal. Hal ini mungkin menjadi acuan untuk yang lain administrator atau departemen kepala divisi. Dalam salah satu kasus, sementara orang-orang yang disebutkan memiliki posisi yang setara, kita bisa bicara tentang memo itu. Ketika perbedaan muncul, harus disiapkan memo. Beberapa contoh yang disajikan di sini, mungkin definisi ambigu, alasan untuk ini akan dibahas kemudian.

subyek memo

Biasanya memo yang ditulis untuk memastikan: informasi, ekonomi, logistik atau organisasi. Seringkali, catatan mungkin berisi beberapa permintaan atau proposal. Masing-masing elemen struktural biasanya beberapa topik prioritas dan sesuai dengan daerah di mana elemen bekerja sendiri.

pendaftaran

Membuat memo adalah sama dengan memo desain. Oleh karena itu, hanya mengubah konten. Membuat memo diatur oleh GOST. Hal ini memungkinkan Anda untuk mempertahankan kesatuan pendaftaran semua dokumen administrasi.

Sebuah contoh bagaimana menulis memo:

Informasi, departemen teknis (atas halaman, sisi kiri)

Kepala Keamanan (di sisi kanan atas) Lyubchenko R. L.

memorandum

2015/09/14 № 11

Jumat, 17. 09. 2015 akan menjadi pengganti dari bahan dasar dan teknis. Dalam hubungan ini saya meminta untuk berbagi organisasi pekerja berikut PE 'AMIR' untuk melaksanakan karya-karya ini:

1. Andeenko Sergey Gennadievich.
2. Mishkov Im Georgievich.

Kepala Dinas (sisi kiri) _rospis_ Antipov RD (sisi kanan)

Membuat memo menunjukkan format lembar khas - A4.

keuntungan

Pada dasarnya, pesan suara analog, memo memiliki beberapa keunggulan dibandingkan komunikasi kerja biasa:

• pelestarian secara tertulis;
• dokumentasi resmi;
• kenyamanan dalam hal transfer informasi yang kompleks;
• kemungkinan mengirim satu pesan ke beberapa orang.

Logikanya konsekuensi berikutnya:

• kesempatan untuk mengkonfirmasi / menyanggah beberapa persetujuan;
• pernyataan yang jelas tentang masalah dan implementasi yang jelas;
• pelaksanaan waktu;
• efisiensi.

karakter

Menulis memo dapat memiliki karakter sebagai berikut:

• informasi (pemberitahuan pesan, instruksi, dll ...);
• Inisiatif (permintaan);
• pelaporan.

Memo, contoh yang diberikan di atas adalah untuk tujuan informasi sebagai kepala departemen harus memberitahukan lain dari pelaksanaan yang akan datang dari karya, di samping itu, memberikan instruksi sederhana yang harus ia lakukan.

Dua poin terakhir sering berdampingan: melaporkan catatan adalah respon terhadap inisiatif (permintaan).

struktur

Pertimbangkan bagaimana menulis memo atas dasar contoh di atas. Jadi, dokumen ini harus berisi:

• alat peraga penerima (dalam hal ini, peran ini dimainkan kepala keamanan);
• nama dokumen (prasasti yang sesuai segera sebelum teks);
• tanggal dokumen;
• teks;
• alat peraga, dan tanda tangan dari pengirim (petugas informasi kepala).

teks, pada gilirannya, juga dapat didistribusikan melalui struktur. Namun, yang jauh lebih konvensional:

1. Bagian pertama mendefinisikan dasar dan motif menulis. Memo, spesimen yang telah disajikan di atas, menjelaskan permintaan dalam kalimat pertama.
2. Bagian kedua mencerminkan esensi: dalam contoh, ia pergi setelah kata-kata "sehubungan ...".
3. Bagian ketiga - final. Ini mungkin termasuk pernyataan fakta, penawaran atau permintaan.

Memo, contoh yang membantu kita untuk memahami aturan desain, menghubungkan bagian kedua dan ketiga dari satu. Pemisahan menjadi lebih terlihat di memo kompleks. Bagian ketiga adalah yakin untuk muncul dalam dokumen respon.

penyesuaian dgn mode

Meskipun makalah ini memungkinkan format bebas, serta untuk semua manajemen sekuritas lain untuk mengetahui bagaimana menulis memo, Anda harus bebas mengungkapkan pikiran mereka dalam gaya bisnis, sebenarnya digunakan dalam penyusunan dokumentasi apa saja.

jenis

Memo tidak memiliki klasifikasi yang jelas, tetapi pada saat yang sama, mereka dapat dibagi menjadi spesies.

Sebagai contoh, ada memo:

• untuk meningkatkan;
• untuk akuisisi;
• menulis-off, dan sebagainya. d.

Setiap jenis memiliki menulis spesifikasi sendiri. Untuk pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menulis memo, dan juga contoh akan diberikan.

pada peningkatan

Memo untuk meningkatkan upah mungkin perlu pekerja yang percaya bahwa mereka tidak mendapatkan cukup reward untuk tenaga kerja mereka. Adalah logis bahwa hal pertama yang mereka tanyakan atasan Anda - akan menulis memo.

Memo jenis kata Kepala seorang karyawan untuk mengontrol kepala nama. Kadang-kadang juga berhubungan dengan departemen personalia. Kemudian awalnya berhubungan dengan komunikasi departemen karyawan yang ingin mendapatkan gaji yang lebih besar, dan departemen personalia. Alasan kenaikan upah (volume kerja yang berubah, kualifikasi karyawan, dll) harus berisi memo.

Sebuah sampel ditunjukkan di bawah ini.

Departemen akuntansi sumber daya material

Direktur Jenderal PP "Agro Darina" Aninnikovu GL

memorandum

2013/04/09 № 45

Saint Petersburg

Pada peningkatan gaji Furmanets GV

Furmanets Galina Viktorovna bekerja PE "Agro Darina" dari 4 Maret 2011 sebagai spesialis terkemuka rekening aset material. Dia adalah master terampil kerajinan, menunjukkan efisiensi yang tinggi dari pekerjaan, tepat waktu, rajin dan wajib. Selama bekerja saya belum menerima tindakan disiplin. Sehubungan dengan hal di atas saya meminta Anda untuk meningkatkan upah Furmanets Galine Viktorovne, dari 23 000-25 000 rubel.

Kepala departemen bahan akuntansi sredstv_podpis_Galkin SA

Meningkatkan tidak hanya berarti kenaikan upah, itu juga bisa berarti transisi ke posisi yang lebih tinggi. Memo pada promosi ditulis sebagai kepala departemen.

Ini adalah poin penting: memo yang sama kepada Direktur, yang merupakan catatan dari kepala budak dianggap memo.

Kepala Departemen dapat merekomendasikan bawahan untuk meningkatkan atas dasar:

• meningkatkan kualifikasi mereka;
• lulus (pertama / kedua);
• senioritas dan pengalaman;
• untuk prestasi luar biasa.

Alasan harus diberikan langsung ke memo. Sebagai contoh, berikut ini.

Departemen Logistik

Direktur Jenderal PP "Netflix" Lyashenko S. Yu.

memorandum

2001/02/19 № 15

Moskow

Tentang peningkatan di kantor Belousovoy Yu. O.

Belousova Yuliya Olegovna bekerja di PP "Netflix" dari 7 Januari 1999 di posisi administrator departemen logistik. Dia memenuhi syarat di bidang mereka. Seorang karyawan dari eksekutif dan bertanggung jawab, memiliki kapasitas yang tinggi untuk bekerja dan daya tahan dalam situasi stres. 15 Februari 2001 menerima gelar master dalam "Akuntansi dan Audit". Sehubungan dengan ini saya sarankan Belousov Julia Olegovna meningkat menjadi administrator senior.

Kepala departemen logistik obespecheniya_podpis_Elchaninov PL

untuk pembelian

Di bawah pembelian berarti perbaikan atau penggantian peralatan apapun. Memo untuk akuisisi departemen tertulis, yang membutuhkan bahan diperbarui dan basis teknis.

Memo, spesimen yang ditunjukkan di bawah ini, disusun untuk pembelian komputer.

departemen sumber daya manusia

Kepala Departemen IT Ltd "EPAM" Penkovu D. M.

memorandum

12.11.2009 № 4

Kharkov

Tentang perbaikan (penggantian) dari komputer

Memberitahu bahwa mulai dari 6 November 2009 di departemen karyawan Mashkinoy Tatyany Evgenevny, staf eksekutif senior, kegagalan biasa terjadi pada komputer pribadi.

Karena alasan di atas, saya meminta untuk memperbaiki atau penggantian PC sesegera mungkin.

Kepala HR _podpis_ Chistenko VT

liburan

Memo liburan di sini berarti bukan dalam arti memasuki istirahat yang memang layak, dan memanggil seorang karyawan dari liburan, ditulis dalam kepala departemen di mana karyawan yang relevan terdaftar. Hal ulasan alasan ditunjukkan. Dokumen ini diberi makan kepala perusahaan / organisasi, dia, pada gilirannya, harus menulis respon - penerimaan atau penolakan.

Di bawah ini adalah contoh memo bersama-sama dengan jawabannya.

Saya tidak keberatan

Departemen sumber daya manusia untuk mempersiapkan yang diperlukan dokumenty__Sergeev 21/03/2014

Direktur Jenderal PE "Aukro" Sergeevu V. P.

memorandum

2014/03/21 № 1

Mengingat akuntan senior yang penyakit departemen akuntansi dan audit yang Morozovoy Tatyany Viktorovny, saya mengajukan proposal untuk memanggil akuntan Matveichuk Paul Sergeevnu dari liburan ke 22/03/2014, yang

Kepala Departemen Akuntansi dan Audit _podpis_ Marinina R. A.

Perlu dicatat bahwa selain menulis dan memproduksi resolusi pada memo masih diperlukan untuk mendapatkan persetujuan dari karyawan untuk meninjau liburan. Hal ini juga harus secara resmi didokumentasikan. Akibatnya, memo - hanya tahap pertama dari proses.

Tentang bonus

Memo pada bonus ditulis, ketika bos ingin menghargai karyawan untuk bekerja produktif. Dalam hal bonus karyawan adalah proses yang sederhana untuk Kepala yang sama, terutama jika organisasi tidak memiliki ketentuan untuk bonus dan lebih suka melakukannya tanpa itu, akan jauh lebih sulit. Tapi salah satu tahapan proses dalam hal apapun adalah untuk menulis memo itu.

Hal pertama untuk memeriksa spesifikasi perusahaan dalam hal ini - setiap perusahaan memiliki istilah sendiri bonus. Ini mungkin kasus-kasus tertentu di mana karyawan tidak dapat diberikan hadiah (disiplin, pelanggaran administratif dan sebagainya. D.), Sumber premi dan sejenisnya. Setelah pemeriksaan yang cermat kita dapat melanjutkan untuk menulis.

Memo pada bonus harus berisi alasan mengapa kepala departemen mengatakan bahwa karyawan harus didorong. Jika posisi bonus memiliki poin di tempat yang ditentukan, hadiah untuk apa yang diyakini, prosesnya jauh lebih sederhana. Boss hanya dapat menginformasikan Direktur pada pelaksanaan item seperti-dan-ini dan itu. Lalu pemberitahuan ini. Dalam kasus lain, kepala departemen hanya menawarkan mendorong karyawan sendiri menentukan ukuran penghargaan - lagi, mengingat sistem insentif material bagi organisasi.

Menariknya, memo pada bonus sering disebut laporan staf - seperti yang tertulis dalam nama peringkat unggul. Sebuah dilema yang sama muncul dengan catatan penarikan liburan, untuk menaikkan dan sebagainya. D.

untuk menarik

Memo ke write-off dari bahan yang dibutuhkan ketika properti manja atau bahan dan dasar teknis adalah usang. Jenis dokumen yang terkait erat dengan catatan pada akuisisi dan mirip dalam spesifikasi: misalnya, sama menulis surat kepada Kepala masalah yang disebutkan di atas departemen, yang bekerja dengan properti yang rusak (seperti dalam contoh tentang komputer: banding pergi ke Departemen Informasi).

Di bawah - contoh memo tersebut.

Informasi Jurusan Teknik

Kepala Audit Departemen LLC "Troyanda" Suhorukovu D. D.

memorandum

2006/01/22 nomor 42

Kiev

Tentang write-off komputer

Saya memberitahukan bahwa mesin komputasi saat ini, yang memegang informasi departemen teknis usang dan tidak mampu menghasilkan kapasitas komputasi yang cukup untuk fungsionalitas penuh dari kartu.

Karena alasan di atas, saya meminta untuk membatalkan properti yang disebutkan di atas sebagai usang dan memberitahukan departemen pembelian kebutuhan untuk mengisi bahan dan dasar teknis.

Kepala Teknologi Informasi Departemen _podpis_ Chaschenko VT

Pemisahan memo menurut jenis

Semua contoh di atas dapat dibagi menjadi dua jenis:

• memo kepada karyawan, direktur;
• Memo untuk setiap departemen.

Adapun jenis dilema adalah item pertama disebutkan dalam artikel ini. Terlepas dari kenyataan bahwa informasi, bagaimana menulis sebuah memo kepada Direktur, berlimpah, serta contoh dan menulis sampel, pada dasarnya, hal ini tidak sepenuhnya benar. Mengoperasikan prinsip tersebut hanya dapat dalam organisasi perusahaan, di mana semua departemen adalah sama dan tidak ada yang unggul. Kemudian menulis memo antar departemen otomatis menjadi resmi, bukan memo itu. Dalam semua kasus lain, sangat disarankan ketika menulis catatan untuk mencabut karyawan dari liburan, bonus nya, pemecatan, promosi menggunakan nama dokumen "Memorandum". Persyaratan lain untuk menulis adalah sama.

Untuk memo departemen mencakup semua sampel lainnya - write-off dari akuisisi, dll Mereka menyediakan representasi yang lebih akurat dari esensi dari memo: .. Komunikasi antar departemen setara yang tidak memerlukan intervensi manual.

penyimpanan

Memo yang berkaitan langsung dengan karyawan individu, disimpan dalam urusan pribadi mereka. Semua sisanya dikirim ke arsip perusahaan.

memo asli mungkin diperlukan saat pengujian organisasi dengan otoritas yang lebih tinggi: mereka memberikan informasi rinci tentang operasi internal perusahaan, interaksi dari elemen struktur.

Juga memo, sebagai dokumen resmi, dapat bukti atau sanggahan dalam proses dari hal apapun.

Seperti dokumen pendukung lainnya, memo dapat dianggap sebagai semacam suplemen untuk catatan perusahaan asing.

Sering menggunakan memo berfungsi sebagai kriteria untuk menilai suasana umum perusahaan dan karyawan untuk sosiolog, pemasar, psikolog bekerja staf organisasi.

Setengah bisnis, setengah memo gaya bebas menggambar jelas menampilkan hubungan kontekstual dalam angkatan kerja. Terutama menarik adalah dokumentasi tidak antar departemen, dan antara anggota individu dari departemen - itu adalah langka dan karena itu lebih terlihat.