Pertemuan bisnis - persiapan dan perilaku.

Pertemuan bisnis adalah suatu bentuk komunikasi bisnis, tujuan yang - brainstorming, memahami masalah dan isu-isu dari perusahaan (organisasi) dan adopsi solusi yang tepat.

Jenis pertemuan bisnis dialokasikan untuk tujuan utama atau tugas-tugas yang perlu ditangani: perencanaan, motivasi, aturan internal, untuk mengendalikan kegiatan karyawan dan lain-lain.

Dan persiapan pertemuan bisnis memiliki teknologi tertentu, mengikuti yang Anda dapat dengan mudah menguasai bentuk komunikasi bisnis.

Langkah 1. Mengidentifikasi tujuan dari pertemuan dan agenda.

pertemuan bisnis - ini bukan hanya kumpulan karyawan. Tujuannya adalah agar terlihat seperti gol-hasil, yaitu, keputusan tertentu. Oleh karena itu, hasil ini perlu dirumuskan terlebih dahulu. Semakin spesifik kata-kata dari keputusan, pertemuan itu akan mengambil tempat lebih efisien dan hasilnya akan dosignut. Dalam proses mendefinisikan penyelenggara target harus menjawab pertanyaan: Dapatkah masalah ini diselesaikan oleh karyawan tertentu dalam rangka kerja saat ini? Apakah mungkin untuk menggantikan bentuk lain dari pertemuan alamat masalah ini?

Agenda yang dipersiapkan sebelumnya. Pertemuan harus terbiasa dengan pembahasan yang akan datang, bahan yang diperlukan untuk dapat berpikir tentang solusi. Selain itu, setiap item harus memiliki sendiri tujuan-hasilnya. Selain item agenda, para peserta diberitahu dari waktu yang diberikan untuk diskusi dari setiap pertanyaan.

Langkah 2. Menentukan waktu melaksanakan dan jumlah peserta.

Secara tradisional, pertemuan bisnis (kecuali dalam keadaan darurat) yang diadakan pada hari tertentu dalam seminggu di sore hari. Menentukan jumlah peserta diperlukan sehingga dapat melakukan jumlah minimum karyawan. Varian yang optimal dari 6-7 orang. masalah yang konstruktif dan tantangan tergantung pada kehadiran hanya peminatnya. Pertemuan lebih baik untuk mempercayakan kepada karyawan yang paling kompeten dalam subjek.

Langkah 3. Organisasi tempat.

Penyelenggara harus mengantisipasi, sejauh mungkin, kompatibilitas pertemuan. Dengan demikian akan memungkinkan untuk mengatur kursi dan tempat duduk bagi orang untuk meningkatkan efektivitas komunikasi. Informasi dianggap lebih baik dan lebih cepat jika baik terlihat wajah, mata, gerak tubuh pembicara.

Langkah 4. pertemuan Conduct: durasi dan peraturan.

Pertemuan bisnis memiliki beberapa komponen yang secara langsung mempengaruhi efektivitas keputusan. Durasi optimal tidak melebihi 40-45 menit. Secara psikologis, pikiran kolektif tidak akan dapat bekerja secara produktif dari waktu ke waktu ini. Jika Anda ingin melanjutkan diskusi, dianjurkan untuk istirahat selama minimal 30 menit, meningkatkan kesehatan, perawatan.

pertemuan bisnis harus batas pada pidato. Memonitor kepatuhan dengan aturan - Ketua jawab. Namun, menghormati aturan pertemuan menunjukkan kompetensi karyawan.

Langkah 5. Risalah pertemuan.

Menyusun dokumen resmi, yang mencatat tahap utama dari pertemuan ini, nama-nama pembicara, proposal dan keputusan, komponen penting dari pertemuan bisnis. Atas dasar laporan tersebut, kepala hak untuk menuntut pelaksanaan keputusan.

Langkah 6. Analisis persiapan dan penyelenggaraan pertemuan.

pertemuan bisnis berhasil jika Anda dapat menjawab ya untuk pertanyaan-pertanyaan: Seberapa baik didefinisikan lingkaran peserta dalam pertemuan tersebut? Memiliki lokasi peserta efektivitas komunikasi? Sejauh pertemuan itu tertarik pada isu-isu diskusi? Yang menjabat sebagai ad hoc keputusan strategi? Apa kontradiksi antara pribadi dan tujuan kolektif diwujudkan? Apa alasan apapun konflik (jika mereka terjadi)? Efektif itu menghabiskan waktu pertemuan?