Kebutuhan bukti dokumenter dari keputusan yang dibuat diperlukan dalam situasi di mana mereka diambil secara kolektif. Paling sering untuk memperbaiki jalannya peristiwa digunakan jenis data rekaman sebagai protokol.
Kata "protokol" memiliki beberapa arti - dapat diinstal dan prosedur dalam situasi tertentu, dan benar dirancang dokumen resmi yang berisi sequence data selama diskusi, debat dan pada pertemuan, konferensi dan pertemuan pengambilan keputusan. Perlu diketahui bahwa ia memiliki beberapa bentuk yang berbeda dalam tujuan mereka. Risalah pertemuan penyewa adalah dokumen dari kategori agak berbeda dari, misalnya, laporan dari pihak penyidik atau lainnya otoritas pengawas.
Pertemuan masyarakat permanen / sementara kolegial (pertemuan komite pemegang saham, penyewa, Direksi) tunduk pada dokumentasi wajib. Tergantung pada keputusan yang diambil oleh ketua organisasi atau kelompok, risalah rapat dapat dilakukan secara penuh (catatan menyeluruh dari pidato, debat, pertanyaan dan jawaban) atau bentuk singkatan. Sebagai aturan, selama sekretaris sesi atau orang yang bertanggung jawab lainnya menyimpan catatan segala sesuatu yang terjadi, mengumpulkan materi terkait diberikan kepada peserta, dan kemudian membawa mereka ke dalam satu dokumen.
Berkenaan dengan persyaratan dari kertas resmi, bahwa mereka ditunjuk dalam standar negara yang mengatur kebijakan yang benar. Misalnya, dalam notulen rapat dari pemilik atau penyewa dari wakil-wakil kelompok dan organisasi lainnya, selain nama dokumen dan organisasi, tanggal acara dan agenda harus ditunjukkan data ketua, sekretaris, dan pihak hadir.
Ringkasan dari skema informasi adalah sebagai berikut: Putar - dibuat (dan) - memutuskan / setuju. Keakuratan data set adalah tanda tangan dari ketua dan sekretaris diparaf. Jika perlu, para peserta pertemuan dapat diperoleh sebagai salinan lengkap dari menit, serta kutipan dari setiap bagian dari itu.
Beberapa nuansa data informasi adalah dokumen yang mencerminkan populasi kolektif untuk pertemuan, tinggal di bangunan apartemen. Dalam hal ini, pertemuan pemilik rumah protokol yang memastikan data pada bentuk acara (pengumpulan sebenarnya orang atau voting absensi agenda), alamat yang sebenarnya dan daerah objek kata terpisah, jumlah mereka suara hadir dan milik mereka.
Selain itu, aplikasi wajib untuk dokumen adalah daftar nama keluarga peserta (atau perwakilan mereka), dengan jumlah apartemen, di kepemilikan. Jika pendapat warga diterima in absentia, dalam daftar tambahan harus ditentukan tidak hanya pada data manusia, tetapi juga keputusan pada semua masalah dalam agenda. Selain itu, juga harus mencakup informasi tentang dokumen, yang menyatakan hak kepemilikan atau kepemilikan lokasi tertentu di bagian rumah, serta kehendak setiap warga negara untuk item diidentifikasi dalam agenda bentuk yang jelas dan diterima (setuju, tidak setuju, abstain). Hanya di bawah kondisi ini, warga bertemu menit akan berlaku.