Administrasi HR dari A sampai Z

Organisasi dan SDM administrasi - tugas langsung dari layanan pekerja staf. Dalam situasi menciptakan organisasi baru, transformasi yang lama, atau pilihan lain reorganisasi, dan staf manajemen departemen perlu tahu poin utama kerja: pelatihan dan personil pencarian, penerimaan, terjemahan, pemberhentian personil, serta aturan untuk pengarsipan dan penyimpanan online dokumen.

organisasi yang kompeten dari manajemen personalia catatan sebagai dasar untuk stabilitas perusahaan

Dalam setiap organisasi, terlepas dari kepemilikan, ada staf. Hal ini berbeda dalam ukuran dan komposisi, dengan fungsi dan tingkat keterampilan. Tugas departemen personalia - memastikan bahwa semua isu dan masalah yang berkaitan dengan karyawan perusahaan, diselesaikan dengan cepat dan kompeten.

operasi yang stabil organisasi tergantung pada karyawannya. Tugas utama dari tenaga pelayanan - seleksi yang kompeten dan tepat waktu karyawan, administrasi HR, sesuai dengan hukum dan penyerahan tepat waktu nya dokumen untuk arsip. Ini adalah dasar dari operasi yang stabil perusahaan apapun.

Pelatihan personil untuk bekerja dengan staf

SDM panduan Outsourcing jelas menunjukkan kebutuhan untuk pelatihan staf profesional. Namun, dalam prakteknya sering masalah dengan penyusunan profil yang diinginkan karyawan.

lembaga pendidikan khusus yang lebih tinggi dan sekunder tidak mengeluarkan seperti kualifikasi spesialis sempit sebagai "HR outsourcing." Pelatihan biasanya terjadi sudah di tempat atau di program khusus. Hal ini juga memungkinkan untuk mempersiapkan karyawan di tempat kerja metode pembinaan.

HR Outsourcing melibatkan pelatihan spesialis dengan cara berikut:

• pelatihan kembali atas dasar pendidikan tinggi kedua;
• pendidikan tinggi profil yang berdekatan, seperti "catatan manajemen", "fikih", "Manajemen Sumber Daya Manusia", "perlindungan informasi";
• pelatihan program khusus jangka panjang (tidak kurang dari tiga bulan), diikuti oleh ujian;
• kerja praktek diikuti oleh pelatihan reguler.

dokumen normatif yang mengatur pekerjaan jasa tenaga

Staf departemen dan organisasi umum administrasi HR sangat tergantung pada undang-undang saat ini dan dokumen peraturan internal. Fitur ini dikaitkan dengan nuansa bekerja dengan sejumlah besar dokumen pribadi sering rahasia.

korespondensi bisnis Sumber Daya Manusia diatur oleh tindakan-tindakan berikut:

• Konstitusi Pekerja Sipil dan kode, serta sebagian dan keluarga Pidana;
• tindakan legislatif pada profil organisasi dalam hal yang berhubungan dengan pekerjaan dengan personil;
• tindakan normatif kepentingan lokal;
• klasifikasi yang berbeda, aturan dan peraturan federal;
• peraturan internal, misalnya, instruksi untuk manajemen personalia catatan;
• perintah dan instruksi manual.

Karyawan personil layanan yang diperlukan untuk secara ketat mematuhi ketentuan peraturan, dan terutama Kode Tenaga Kerja.

Cari dan dokumentasi karyawan

administrasi SDM dimulai dengan pencarian dan pembersihan personil. Pertama Anda perlu memutuskan pada pilihan menemukan karyawan baru. Diantaranya adalah sebagai berikut:

• lembaga dan agen tenaga kerja;
• pelayanan publik pekerjaan;
• job fair;
• lembaga pendidikan;
• posting papan pesan dan resume pada berbagai sumber daya;
• organisasi lain;
• teman-teman dan kenalan.

Semua karyawan pencarian memiliki kelebihan dan kekurangan mereka, Pekerja Petugas harus menggunakan setiap kesempatan yang mungkin untuk menutup posisi.

Ketika pemohon ditemukan, wawancara dilakukan dengan dia. Sangat diharapkan bahwa nya saja tetap dokumenter: lebih mudah untuk membuat keputusan perekrutan informasi atau penolakan. Dalam kasus terakhir, orang tersebut harus memberitahukan secara tertulis alasan untuk jangka waktu lima hari kerja. Jika pemohon cocok untuk jabatan kosong, harus dikreditkan. Sejak itu dimulai pelaksanaan dokumentasi personil pada karyawan tertentu.

Tahapan pendaftaran kerja :

• kontrak kerja;
• penerbitan urutan penerimaan;
• entri dalam buku karya seorang karyawan baru atau lembaga nya;
• desain kartu pribadi;
• jika organisasi Anda telah membuat - berkas personil fasilitas;
• kenalan dan penandatanganan karyawan peraturan internal dan instruksi.

Personil catatan (kartu pribadi, staf)

administrasi HR memerlukan wajib pendaftaran catatan, khususnya, kepegawaian dan kartu pribadi. Dokumen-dokumen ini wajib untuk organisasi dari semua bentuk kepemilikan.

Staffing dan nomor harus relevan dan memenuhi kebutuhan organisasi. Memperkenalkan nama-nama semua posisi, taruhan yang menunjukkan posisi untuk periode tertentu.

kartu pribadi - sebuah dokumen terpadu yang berisi ringkasan pekerjaan karyawan dan informasi pribadi. Mereka tunduk pada akuntansi yang ketat dan kondisi khusus dari penyimpanan, di tempat-tempat yang mencegah pembusukan dan pencurian.

Pesanan pada staf, perbedaan dan fitur pendaftaran

personil administrasi umum untuk bekerja terutama dinyatakan dalam perintah dan instruksi manual. Dokumen-dokumen ini mungkin berhubungan dengan kedua individu karyawan dan seluruh staf secara keseluruhan. Mereka berbeda dalam desain dan fitur dari berlakunya.

Sebagian besar perintah dan instruksi yang berkaitan dengan tindakan tertentu dengan karyawan memiliki bentuk yang seragam. Mereka tunduk pada konsultasi wajib dengan semua pemangku kepentingan dan mendidik karyawan pada penerimaan. Salinan pesanan personel disimpan dalam file pribadi dan asli dalam folder terpisah.

Majalah HR outsourcing, aturan pendaftaran dan penyimpanan

Untuk menjelaskan pergerakan dokumen dalam layanan manajemen personalia catatan melibatkan pengelolaan majalah khusus. multi-format dokumen spreadsheet ini, sering standar. Biasanya mereka melahirkan atau lebih besar notebook, atau membeli siap pakai di toko-toko khusus.

Jenis staf majalah:

• pendaftaran dokumen yang masuk dan keluar, termasuk surat-surat;
• Pendaftaran pesanan;
• pendaftaran kedatangan dan keberangkatan karyawan di perjalanan bisnis;
• pernyataan pendaftaran, representasi, pemberitahuan, pejabat dan memo;
• formulir pendaftaran buku kerja, cangkang mereka;
• buku rekening dari berbagai gerakan dokumen personel, dan sebagainya. d.

Semua log harus wajib dijahit dan disegel, dan nomor daftar. Jauhkan mereka untuk menjadi terpisah dari semua dokumen. Sebaiknya di tempat yang aman atau lemari.

Fitur menjaga dan menyimpan file pribadi

Menjaga file pribadi tidak diperlukan. Namun, kebanyakan organisasi dalam satu bentuk atau dokumen karyawan dikumpulkan lain. Tentu saja, dalam folder yang sama membuat nyaman.

Sebuah masalah pribadi - satu set informasi pribadi didokumentasikan tentang karyawan, dikumpulkan dan dihasilkan dalam urutan tertentu. Ini mungkin termasuk berbagai dokumen dan salinan:

• salinan perintah karyawan;
• salinan laporan;
• salinan dokumen identitas mengkonfirmasikan kualifikasi, tingkat pendidikan, status perkawinan dan manfaat;
• profil;
• karakteristik dan ulasan;
• Bantuan dan t. D.

file pribadi termasuk informasi pribadi, mereka harus dijauhkan dari dokumen lainnya. Akses kepada mereka secara ketat terbatas pada sejumlah pejabat. Ketika mengabaikan personil, urusan pribadi harus pengarsipan.

Aturan pendaftaran, penyimpanan dan pengiriman buku tenaga kerja dan sisipan

Semua organisasi diwajibkan untuk menyimpan catatan kerja pada staf mereka, dengan pengecualian - staf, diambil dalam kombinasi. Dalam majikan penerima primer saja mengasumsikan bentuk kosong dan membuat catatan pertama dari mereka. Di sampul terbuat data yang relevan tentang karyawan. Selanjutnya, Anda harus melacak relevansi mereka dan dalam waktu untuk membuat perubahan.

Pada pergantian bagian utama dari membuat catatan pekerjaan dan aktivitas sosial pekerja, pengakuannya permanen mentransfer, pemecatan. Semua entri diberi nomor secara umum dan dibuat atas dasar pesanan. Rekaman pemecatan disertai dengan cetak perusahaan cetak dan ditandatangani oleh manajer.

catatan pekerjaan dibuat dengan tangan, bolpoin biru, tajam dan tulisan tangan yang jelas. Memperhatikan relevansi dan keandalan penyisipan data. Jika Anda perlu untuk memperbaiki informasi, maka mereka harus rapi dicoret oleh satu baris dan membuat informasi yang relevan. Tindakan ini tentu dikonfirmasi oleh tanda tangan dan cap.

catatan pekerjaan disimpan secara terpisah dari dokumen lain di tempat yang aman. Hal ini dilarang untuk menyediakan mereka ke tangan karyawan atau pihak ketiga tanpa keputusan yang jelas dari otoritas yang bertanggung jawab.

Fitur cepat dan dokumen pengarsipan personil

Penyimpanan dokumen HR ditentukan oleh makna khusus mereka. Mereka berisi informasi pribadi dan rahasia. Data tersebut tidak dikenakan pengungkapan yang tidak sah. Jika tidak, manajer sumber daya manusia dan kepala organisasi harus didenda.

Dalam rangka untuk mengatur penyimpanan yang tepat dari dokumen HR dalam pelayanan staf itu diinginkan untuk memiliki ruang yang terpisah. Masukkan harus memiliki pintu besi yang diperlukan dilengkapi dengan alarm.

Dokumen-dokumen itu sendiri harus disimpan dalam lemari besi atau brankas. Akses untuk menghindari sinar matahari, dan debu, serta perbedaan suhu, dan kadar air terlalu tinggi. Langkah-langkah sederhana akan membantu untuk menjaga data pribadi.