Aturan korespondensi bisnis dengan e-mail. Surat bisnis: sampel. Cara mengirim e-mail

Selama sepuluh tahun terakhir, bisnis korespondensi melalui e-mail telah memperoleh popularitas besar dan menjadi salah satu metode utama komunikasi bisnis. Hari ini sulit untuk menemukan orang yang akan dalam praktek komunikasi interpersonal tidak akan menggunakan e-mail. Meskipun demikian, banyak orang saat ini bertanya-tanya bagaimana untuk mengirim e-mail sehingga semua aturan telah diikuti? Seperti dengan bantuan huruf yang kompeten membentuk penerima kesan yang baik tentang pengirim?

Artikel ini menjelaskan aturan korespondensi bisnis dengan e-mail, dan saran praktis disediakan dalam artikel ini untuk membantu mempelajari komunikasi bisnis yang tepat dalam penyusunan e-mail.

Banyak memulai hari kerja mereka hanya untuk memeriksa kotak surat untuk pesan baru. Tapi, sayangnya, meskipun prevalensi metode pertukaran informasi, banyak orang tidak tahu bagaimana benar menggunakan bahasa korespondensi bisnis, mengambil e-mail untuk cara informal untuk berkomunikasi.

Karena kecepatan pengiriman email memfasilitasi pertukaran dokumen resmi penting, bentuk, aplikasi, tapi di sini orang membuat kesalahan saat mengirim email. Sangat sering terjadi bahwa dalam penyusunan pertukaran e-mail dengan file yang dituju untuk alasan bukan merupakan esai yang menyertainya dan tidak sesuai dengan tema, yang bisa menyulitkan pekerjaan penerima. Tujuan dari artikel ini untuk menjawab pertanyaan: bagaimana mengirim e-mail, dan untuk mengamati semua aturan komunikasi bisnis ditulis dengan cara e-mail?

Dalam menyusun email harus diisi semua bidang

Aturan korespondensi bisnis dengan email memerlukan pengirim untuk mengisi semua bidang yang tersedia dalam email, seperti alamat dan nama penerima dan pengirim. Ini tentu harus digambarkan sebagai tema yang secara ringkas menjelaskan esensi dari surat yang dikirim ke. Sangat sering benar dijelaskan oleh tema nasib mengirim surat dan kecepatan untuk memecahkan masalah yang ditetapkan di dalamnya. email bisnis harus dimulai dengan salam - ungkapan sederhana ini untuk menghormati penerima sangat penting bagi semua korespondensi. Setelah salam harus diikuti dengan teks, yang disebut "tubuh surat itu," dan pada akhirnya meninggalkan tanda tangan, misalnya, "Salam, Brice Peter Ivanovich."

Salam dalam korespondensi bisnis

Pada saat ini kami harus lebih mempertajam fokus, sebagai tanda hormat sangat penting dalam setiap aspek komunikasi bisnis. frase ucapan optimal adalah "Selamat pagi" atau "Halo." korespondensi bisnis melalui e-mail batas pengirim dalam penggunaan kalimat "Selamat siang" atau "Selamat pagi", sebagai penerima dapat membaca surat itu lama setelah penerimaan. Hal ini juga tidak benar untuk digunakan dalam ucapan ekspresi sehari-hari digunakan dalam percakapan santai.

Setelah kata-kata sambutan atau frase harus dilakukan untuk penerima dengan nama dan patronymic, seolah-olah nama pengirim tidak diketahui, titik ini dapat dilewati. Setelah sambutan dapat beralih ke presentasi dari target surat.

Lampiran dalam korespondensi bisnis melalui e-mail

Jika tujuan utama penulisan tidak hanya ditulis cerita dan penyajian materi pelajaran, tetapi juga administrasi file, yang terbaik adalah tetap untuk mengirim objek di tempat pertama. Sering terjadi bahwa banyak pengirim, karena kecerobohan, menguraikan esensi dari pertanyaan dalam teks surat itu, lupa untuk melampirkan investasi yang diperlukan. kelalaian ini dapat mempengaruhi reputasi bisnis dari usaha pengirim.

E-mail harus dikenali dan ringkas

bisnis korespondensi dengan aturan e-mail memerlukan pengirim untuk memiliki nama e-mail dikenali, yang harus membawa informasi yang benar tentang nama pengirim. Sangat ringkas dan tidak terlihat konyol, surat-surat resmi dan banding, ketika alamat elektronik ditunjukkan ekspresi resmi atau kata-kata, misalnya, e-mail «limon_petya». Hal ini terlihat sangat tidak bermartabat untuk orang dewasa. Untuk bisnis korespondensi lebih baik untuk membuat alamat email terpisah dan mengamati etiket korespondensi bisnis dengan email.

Menggunakan fungsi cepat Reply (Response) pada respon sebelumnya menerima surat

Balas fungsi atau Response (dalam bentuk singkatan sepertinya :) Re membantu pengguna cara cepat untuk menanggapi sebelumnya dikirim ke pengirim pesan. Fungsi ini juga memiliki aplikasi universal untuk membaca percakapan sebelumnya dengan orang pada topik tertentu. Tapi aturan korespondensi bisnis dengan e-mail memerlukan pengirim untuk mengubah nama topik bisnis menulis, jika pada saat diskusi korespondensi berubah.

Sebelum mengirimkan surat bisnis harus proofreading untuk ejaan dan tanda baca

E-mail memudahkan untuk bertukar informasi, tetapi korespondensi bisnis tidak harus mengabaikan aturan bahasa Rusia, sebagai mengakui kesalahan ceroboh dapat mempengaruhi kredibilitas pengirim. Sebelum Anda mengirim email, Anda akan melihat teks beberapa kali dan menyeluruh memeriksa ofograficheskih dan tanda baca kesalahan. Banyak klien e-mail memiliki fitur spell check, sehingga Anda harus memperhatikan kata-kata yang digarisbawahi merah. Jika ragu dengan ejaan yang benar, Anda harus mencari bantuan dari internet atau memeriksa ejaan menggunakan kamus ejaan.

bidang penerima harus diisi giliran terakhir

Untuk menghindari mengirimkan surat yang belum selesai atau belum diedit dari alamat tujuan surat bisnis harus diselesaikan tepat pada waktu sebelum mengirim. Aturan ini juga termasuk dalam dasar-dasar bisnis korespondensi melalui e-mail. Hal ini terjadi bahwa saat mengisi e-mail bidang tujuan untuk menawarkan daftar sebelumnya digunakan oleh penerima, juga harus mempertajam fokus mereka agar tidak keliru mengirimkan surat bisnis disusun oleh penerima.

Penataan surat bisnis

aturan penataan teks berlaku tidak hanya untuk kertas tetapi juga untuk aturan korespondensi bisnis melalui e-mail. Hal ini tidak selalu mudah untuk penerima membaca sejumlah besar pesan teks pada layar. Untuk menyederhanakan titik ini harus untuk memecahkan teks untuk secara logis dibentuk paragraf kecil dan menghindari menulis surat bisnis proposal teks canggih. Panjang optimal dari satu kalimat dalam surat bisnis sebaiknya tidak lebih dari lima belas kata.

Inti dari surat bisnis harus diberikan pada manfaat

Selain tema ini dari surat bisnis, penerima harus menarik dan jelas dirumuskan pertama dan kalimat kedua dari teks tubuh. Tugas pengirim adalah untuk menyajikan pada awal menulis masalah atau isu yang ia membahas ke penerima. Dalam kalimat pertama, harus ditunjuk tujuan yang dikirim ke surat bisnis. Contoh: "Kami informasikan bahwa hal kewajiban di bawah kontrak №45 dari 2017/02/01," Pada menempatkan bahan massal "akan segera berakhir. Untuk memperpanjang kontrak, Anda harus mengirimkan paket kedua dokumen. " Berkat sasaran penerima yang ditunjuk mampu memahami gagasan utama surat bisnis. Jika huruf teks terlalu besar, lebih baik untuk memanfaatkan fasilitas melampirkan fungsi investasi dalam bentuk dokumen teks, tetapi dengan kotak teks harus diserahkan kepada esai yang menyertainya yang menerangi surat bisnis. Contoh: "Aku mengutus engkau untuk memperkenalkan salinan elektronik dari surat" Mac-operasi ". Harap informasikan keputusan Anda pada perpanjangan kontrak №45 dari 2017/02/01, "Pada menempatkan bahan massal" dalam sebuah surat kepada tenggat waktu. "

Untuk setiap email bisnis harus dijawab

Ada contoh negatif dari korespondensi bisnis, penerima mengabaikan surat bisnis, untuk alasan apapun. Kadang-kadang sebenarnya bisa kasus di mana jawabannya tidak dapat diberikan karena situasi tertentu, misalnya, solusi jangka panjang untuk masalah dapat berlangsung beberapa hari atau penerima adalah dalam berpikir dan tidak bisa langsung menjawab pertanyaan itu. Dalam hal ini, komentar singkat tentang masalah ini, misalnya, "Halo, Peter Ivanovich harus diberikan. Saya telah menerima surat Anda, tetapi hari ini sulit untuk menjawab, karena saya harus berkonsultasi dengan atasan. Saya akan melaporkan masalah Anda kepada direktur umum perusahaan kami dan akan memberikan tanggapan resmi pada akhir minggu. Hormat, Sales Manager Belov Ivan Gennadevich. "

Perlu diingat bahwa jika tidak ada respon yang diberikan dalam waktu tiga hari kerja, fakta bahwa keheningan surat bisnis penerima dapat diperkirakan sebagai pengabaian atau penolakan untuk berkomunikasi dengan pengirim.

Dalam menyusun surat tanggapan harus menjawab semua pertanyaan yang diajukan

Jika surat itu ditujukan kepada penerima akan mempertanyakan karakter, ketika menyusun surat harus memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan kepada prioritas, yang hadir dalam teks yang dihasilkan dari surat bisnis. Jika pertanyaan diajukan, pengirim mengharapkan untuk menerima jawaban yang spesifik. Dalam menyusun jawaban surat Anda tidak harus nomor, Anda hanya perlu untuk mengungkapkan pikiran dalam rangka. Untuk menjawab semua pertanyaan ini, Anda harus terlebih dahulu membaca kembali beberapa kali menerima surat bisnis, dan jika terlalu banyak pertanyaan, yang terbaik adalah untuk menulis secara terpisah, untuk menghindari hilang. Jika Anda tidak dapat memberikan jawaban untuk beberapa pertanyaan ini, perlu untuk menunjukkan bahwa pada saat, untuk alasan apapun, jawabannya tidak dapat diberikan.

Jangan menyalahgunakan akronim, desain emosional dan memanfaatkan

Ada contoh negatif dari korespondensi bisnis, di mana ia diencerkan pengirim, menggunakan tanda-tanda resmi dalam bentuk senyum. Penggunaannya sangat populer di jejaring sosial, tetapi aturan bisnis korespondensi tidak menyambut menampilkan seperti emosi, karena penerima tidak dapat mengetahui nilai sejati mereka, dan menerima mereka sebagai dimengerti kepadanya satu set kesalahan tanda baca.

Hal ini juga layak untuk menyerah menulis teks dalam huruf kapital. Di Internet serangkaian kata-kata yang ditulis dalam huruf kapital disebut "berteriak frase" dan frase seperti sering membawa warna negatif. Penerima saat membaca surat bisnis elektronik dapat dianggap font negatif yang akan merugikan persepsi makna. Dalam hal surat bisnis perlu menekankan pentingnya titik, membuat lebih baik menggunakan frase pengantar, misalnya, "Harap dicatat bahwa Anda perlu memberikan paket dokumen untuk perpanjangan kontrak selambat-lambatnya 2017/10/02 tahun," atau "Harap dicatat bahwa dokumen perpanjangan kontrak harus diserahkan sebelum tahun 2017/10/02. "

Hal ini tidak perlu untuk mengirimkan informasi sensitif melalui e-mail

Untuk mengirimkan informasi pribadi atau rahasia lebih baik untuk meninggalkan account email, karena ada risiko intersepsi oleh informasi hacker untuk menggunakan untuk tujuan mereka sendiri. Informasi tersebut dapat berupa: nomor telepon, password kartu kredit, rekening bank pribadi, dll Hal ini penting untuk diingat bahwa informasi disimpan pada agen server mail dan dalam kasus hacking dapat dicuri ...

Surat itu tentu harus tanda tangan dari pengirim

Seperti disebutkan sebelumnya, setiap email yang dikirim harus berisi tanda tangan diwujudkan. Sering kotak surat pengembang memperkenalkan blok Signature, di mana Anda dapat memasukkan data Anda pada posisi, nama dan nomor kontak telepon. Selanjutnya, unit akan otomatis ditampilkan pada akhir setiap email, yang akan mempermudah pengetikan. Hal ini penting untuk membuat tanda tangan bahwa penerima mampu membalas dengan surat alamat yang benar ke pengirim. Contoh tanda tangan mungkin terlihat seperti ini: "Hormat kami, Kepala Penjualan Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79810000000."

Menarik kesimpulan, perlu dicatat bahwa untuk memahami bagaimana melakukan korespondensi bisnis melalui e-mail, tidak perlu untuk mengembangkan unsur-unsur tambahan dan kompleks. Itu hanya harus tetap berpegang pada aturan dasar etiket dan menghormati aturan bahasa Rusia.